複合機（コピー・プリンタ・スキャナ・FAX一体型機器）は、お仕事に欠かせない存在です。しかし、長年使用していると保守費用の増加や性能の陳腐化に直面し、入替を検討せざるを得なくなります。
今回は、複合機を入替える際に押さえておくべき注意点と、コスト削減につながるポイントをご紹介します。
1.入替前に確認すべき主な注意点
① 現状の使用状況を正確に把握する
月間の印刷枚数（モノクロ・カラー別）
使用している機能（FAX、スキャン先設定、認証機能など）
ピーク利用時間や部署ごとの使用頻度
➡ 現状分析が甘いと、オーバースペックな機種を選定してしまい無駄なコストにつながります。
② 保守契約やリース契約の残存期間を確認する
リース契約の満了日と中途解約の違約金を事前に確認。
機器本体とは別に保守契約がある場合、その解約条件も重要。
➡ 契約上の縛りを無視した入替は、二重コストや違約金の発生リスクがあります。
③ 既存ネットワークや業務システムとの互換性
新機種が使用中のOS、ドライバ、セキュリティ設定、業務ソフトと問題なく連携できるかを確認。
認証カードやスキャン先のフォルダ構成が新機器でも移行可能かどうかも要チェック。
2. コスト削減につながるポイント
① 適正なスペック選定で「過剰投資」を防ぐ
全機能搭載の高性能機ではなく、実際に使う機能に応じたモデルを選定。
大容量印刷が必要な部署には高速機、それ以外は小型モデルなど、部署ごとの最適配置も有効。
② カラー印刷の管理と制限
社員ごとに印刷ルール（モノクロ優先・カラー制限）を設定可能な機種を選ぶ。月間のカラー印刷上限を超えた場合のアラート通知機能なども有効。
➡ カラー印刷のコストはモノクロの何倍以上にもなるため、適切な制御が重要です。
③ ペーパーレス化を促進
スキャン to メール、クラウド連携、OCR機能付きスキャナを活用し、紙出力を削減。
書類の電子化と合わせてワークフロー見直しを行うと、業務効率も向上します。
④ トナー・消耗品のコストを事前に比較
トナー単価だけでなく、トナー1本で印刷できるページ数（コストパフォーマンス）を確認。
サードパーティ製トナーの使用可否、使用時の保証条件なども注意する。
⑤ 中古機・リースアップ品の活用も検討
導入コストを抑えたい場合は、保証付きの中古複合機や、短期リースプランの活用も有効。
保守体制が整っている業者を選ぶことで、安心して使用可能。
業種別 導入事例：各業種での複合機入替とコスト削減
【製造業：部品加工メーカー A社の場合】
◆ 背景と課題
3ヶ所に工場を持つメーカー
各工場で図面の出力が頻繁に行われており、カラー印刷比率が高く、印刷コストが膨らんでいた。
工場ごとに異なるメーカーの複合機がバラバラに導入されており、保守対応に時間がかかる状況だった。
◆ 導入内容
全拠点の複合機を1社に統一し、リースと保守契約も一本化。
図面出力用にはA3対応の高精細プリンタ＋モノクロ複合機を組み合わせ、用途を明確に分離。
ユーザー認証付きの機種を導入し、個人単位のカラー印刷制限を設定。
◆ 効果
カラー印刷枚数を約40％削減。年間で60万円以上の印刷コスト削減に成功。
トラブル時の対応スピードが大幅に向上し、現場の稼働ロスが最小化。
一元管理が可能になり、IT部門の負担も軽減。
★ 製造業における複合機活用のポイント
製造業では印刷の信頼性・スピード・保守体制が重視されリプレースのポイントになった。
【サービス業：旅館業 B社の場合】
◆ 背景と課題
ビジネスホテルを複数運営する企業。
フロント、営業、管理部門など部署ごとに印刷ニーズが異なる。
お客様へのパンフレットや資料出力でカラー印刷の質と速度も重要だった。
◆ 導入内容
高速カラー機をフロント部門に配備し、プレゼン資料やパンフレットの社内印刷を可能に。
管理部門には、**低コスト機＋ペーパーレス強化機能（スキャン to メール、クラウド保存）**を導入。
各機種の稼働状況をクラウド上で可視化し、月ごとの運用コストを把握。
◆ 効果
外注印刷を減らし、社内印刷で柔軟に対応可能に。年間で約80万円のコスト削減。
フロントの対応スピードも向上し、顧客満足度の向上にも寄与。
ペーパーレス化を進めることで、業務プロセスの簡素化とバックオフィスの省力化を実現。
★ サービス業における複合機活用のポイント
サービス業では顧客対応力・印刷品質・柔軟な運用がポイントになります。
【小売業：複数店ある生活雑貨店 C社の場合】
◆ 背景と課題
複数店舗を展開する生活雑貨チェーン。
本部と各店舗の間で、売上報告・発注依頼・プロモーション資料の送付など紙のやりとりが頻繁に発生。
一部店舗では古いFAX機を使用しており、通信エラーや紙詰まりによるトラブルが日常化していた。
印刷物の外注も多く、販促費用が年間数百万円にのぼっていた。
◆ 導入内容
全店舗にネットワーク対応の小型複合機を導入し、FAXはインターネットFAXに切り替え。
本部には高性能カラー複合機＋製本機能付きプリンタを設置し、POPやパンフレットを社内で出力可能に。
スキャン to クラウドの導入で、店舗からの報告書をデジタル送信に統一。
◆ 効果
店舗からのFAX誤送信や紙詰まりのトラブルが激減し、業務のストレス軽減と時間短縮に。
本部による販促物の内製化が進み、外注印刷コストを年間で約180万円削減。
デジタル化により、本部と店舗間の情報伝達スピードが向上。急なキャンペーン対応にも即座に対応可能に。
★ 小売業における複合機活用のポイント
店舗規模に応じて、低コストで導入できる小型モデルを標準化。
FAX・スキャン・印刷をすべてデジタル基盤にのせることで、業務効率とセキュリティを同時に向上。
高性能機器を活用し、販促コストの内製化・スピードアップを図る。
まとめ
複合機の入替は、「単なる設備更新」ではありません。業種特性に合わせた戦略的な設計と運用改善によって、コスト削減と業務効率化が同時に実現できます。
製造業、サービス業、小売業など、さまざまな業態での成功事例に共通するのは、以下の3点です。
- 現場ニーズの的確な把握
- 機能・台数・配置の最適化
- 業務フロー全体の見直しを含めた導入設計
業種の特性や現場の声を丁寧に反映させた機種選定・運用設計が、ポイントになります。
困ったときはメーカーや専門の業者に相談すると良いでしょう。
FT光では、導入に関するご相談を承っております。
ネットワークの構築から機器の入替や設置に至るまで、知識豊富な専門スタッフが、丁寧に対応させていただきますのでお気軽にご連絡ください。
